Politique en matière de renseignements personnels
1. Quelles sont les informations recueillies par WES?
a) WES recueille les informations relatives à la demande d'évaluation
Les renseignements personnels tels que l'adresse postale, les établissements fréquentés, etc. sont exigés dans le cadre de la demande d'évaluation des diplômes par WES. Ces informations ne servent que pour les besoins de l'évaluation. Les informations éducatives peuvent toutefois être communiquées au(x) destinataire(s) indiqué(s) et aux établissements énumérés dans la demande d'évaluation.
b) WES recueille les informations relatives à l'évaluation
WES recueille directement des renseignements personnels auprès des établissements d'éducation et d'autres instances, afin d'évaluer vos diplômes.
c) WES recueille les informations relatives au courrier électronique
Si vous décidez de nous fournir une adresse électronique, WES correspondra avec vous par courriel et conservera le contenu de vos messages électroniques ainsi que votre adresse électronique et ses réponses.
d) WES utilise des témoins
Le site Web de WES a recours à des témoins, qui recueillent automatiquement des données anonymes sur les usagers (schémas de consultation du site par les usagers, activité des serveurs, etc.) afin d'améliorer les documents et les services à la clientèle de WES. Un témoin est un petit fichier-texte qui contient un numéro d'identification unique, transféré d'un site Web au disque dur de votre ordinateur, ce qui permet à l'administrateur du site d'identifier votre ordinateur et de suivre passivement ses activités dans le site Web.
Les témoins peuvent nous servir à stocker provisoirement des renseignements personnels, pour enregistrer par exemple votre mot de passe, de façon à vous éviter de le saisir à nouveau à chaque fois que vous visitez notre site. Les témoins ne peuvent pas permettre à eux seuls de divulguer votre identité personnelle. Ces renseignements personnels permettent d'identifier votre navigateur Web, et
non vous-même, auprès de nos serveurs, quand vous visitez notre site. Les réglages d'origine de la plupart des navigateurs acceptent les témoins, mais vous pouvez modifier ces réglages pour les refuser. Toutefois, si vous n'acceptez pas les témoins, vous subirez peut-être des contraintes pour naviguer dans certaines sections du site.
2. Quelles sont les modalités de stockage des informations recueillies par WES?
Une fois que vous avez fait parvenir votre demande d'évaluation à WES, quel que soit le moyen employé, les informations contenues dans le formulaire de demande d'évaluation et les reproductions des documents que vous avez transmis en vue de leur évaluation sont stockées dans nos bases de données électroniques.
Si vous entrez en relation avec WES à la suite de votre demande d'évaluation, des copies de votre correspondance seront également stockées dans votre dossier.
Seuls les membres du personnel de WES, qui en ont l'autorisation, peuvent accéder aux données stockées dans le serveur de WES grâce à un mot de
passe.
Des copies de sauvegarde des données sont stockées à l'externe, dans des emplacements sûrs. Nous pouvons avoir recours aux services de fournisseurs externes pour ce type de stockage de données, mais nous veillons à ce que vos renseignements personnels soient au moins aussi bien protégés par leurs soins que par les soins de WES, en application de cette
politique.
Tous les dossiers papier qui se trouvent dans les bureaux de WES sont conservés dans des classeurs fermés à clé.
3. Quelles sont les modalités d'utilisation des informations fournies à WES?
WES utilise les renseignements personnels exclusivement pour les besoins de l'évaluation. WES se réserve le droit d'entrer en contact à la fois avec les destinataires de l'évaluation et avec les établissements d'enseignement fréquentés par le demandeur d'évaluation, afin de solliciter des informations complémentaires sur les programmes d'études, de vérifier les documents, etc.
4. Quelle est la méthode utilisée par WES pour sécuriser la transmission des
informations?
Le formulaire d'évaluation en ligne de WES utilise un serveur sécurisé qui protège vos données, afin qu'un tiers n'en prenne pas connaissance lors de leur transmission.
5. Des informations sont-elles divulguées à des tiers par WES?
WES ne vend ni ne divulgue pas ses listes de clients à des tiers. WES peut fournir des informations globales sur ses demandeurs d'évaluation, sur les services choisis et sur le site Web à des organismes affiliés, mais ces informations globales ne comportent aucune donnée permettant des identifications individuelles, sauf disposition contraire de cette politique en matière de renseignements
personnels.
Afin d'évaluer vos diplômes, WES peut, si cela est jugé nécessaire, communiquer les renseignements personnels que nous recueillons sur vous à des établissements d'enseignement et à d'autres instances. WES communique les conclusions de votre rapport d'évaluation à ses destinataires, conformément à vos souhaits exprimés dans votre demande d'évaluation. Dans le cas où il s'avérerait qu'un document annexé à une demande d'évaluation a été modifié, falsifié ou truqué de quelque manière que ce soit, la demande est annulée et les documents conservés par WES. WES notifie dans ce cas tous les destinataires mentionnés sur le formulaire de demande d'évaluation ainsi que toutes les autorités compétentes. Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels si la loi nous y oblige ou nous le permet. WES ne communiquera autrement votre rapport d'évaluation à aucun autre tiers, à moins d'instructions écrites de votre
part.
6. Les informations recueillies par WES auprès des demandeurs d'évaluation sont-elles parfois détruites par ses
soins?
Oui, WES procède à la destruction des exemplaires papier de ses dossiers, dans le respect des contraintes éventuelles imposées par la loi. Les documents originaux transmis à WES sont réexpédiés aux demandeurs d'évaluation par courrier recommandé.
Les fichiers électroniques contenant des reproductions de documents sont conservés indéfiniment, afin que des exemplaires supplémentaires des rapports d'évaluation puissent être sollicités dans
l'avenir.
7. Votre consentement
En vous servant du site Web de WES ou en nous faisant parvenir une demande d'évaluation par télécopie ou en personne, vous acceptez les conditions stipulées par cette politique en matière de renseignements personnels. Vous consentez également par là-même au recueil, à l'utilisation et la communication de vos renseignements personnels, conformément aux dispositions de cette
politique.
8. Accès à l'information
Vous avez le droit de demander à connaître les informations que WES a recueillies et stockées sur vous. Si les informations contenues dans votre dossier sont erronées, vous pouvez demander la rectification de ces
erreurs.
Afin d'accéder à ces informations, vous devez adresser par écrit votre demande à la personne dont les coordonnées figurent ci-dessous. Veuillez prévoir un délai de quatre semaines pour sa réponse.
Des informations relatives à la vérification de documents peuvent être exclues du champ d'application de l'accès à l'information. La loi peut également nous interdire de vous communiquer certaines informations.
9. Questions
Bien que de nombreuses personnes soient chargées au sein de WES du recueil et du traitement quotidien des renseignements personnels, un membre du personnel de WES se consacre à la protection de la vie privée. Cette personne est au bout du compte responsable du traitement de tous les renseignements personnels effectué sous le contrôle de WES. Cette personne responsable de la protection de la vie privée est également chargée de veiller au respect des principes énoncés dans la politique en matière de renseignements personnels. Si vous souhaitez contester notre respect de cette politique, accéder à vos renseignements personnels ou si vous souhaitez vous informer sur cette politique en matière de renseignements personnels, veuillez entrer en contact avec la personne responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées ci-dessous :
Courriel : <CanadaPrivacy@wes.org>
Protection de la vie privée
World Education Services - Canada
2 Carlton Street, Suite 1400
Toronto, Ontario M5B 1J3
CANADA
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