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国际学生电子邮件礼仪 101

星期二 | 2018-10-16 | by Li Chang

email writing tips

电子邮件已成为生活中不可或缺的一部分,如果没有电子邮件,我们举步维艰。WES 研究部门表明,88% 千禧一代国际学生每天查看、阅读或发送电子邮件至少一次。在搜索美国大学和申请过程中使用移动设备的潜在学生中,有 62% 的学生利用移动设备通过电子邮件与招生工作人员进行沟通。当然,电子邮件是国际学生搜索美国学校信息并和与大学招生负责人进行联系的重要媒介。

据新学院(The New School)数据管理和教育服务部招生副主任 Sara Konekeo 称,许多学生并未在电子邮件中遵循基本交际礼仪:

“专业化缺乏令我们感到棘手,而这已成为学生与我们沟通时的常态。我们竭尽全力地引导学生在通讯中增强专业化和传统礼仪。我们不希望沟通影响他们的招生决定。”

Sara 最终提出的问题不仅指向机构,还指向国际学生:您是否向招生负责人发送清晰、有效的电子邮件?本帖提供多条书写有效电子邮件的建议和在与招生负责人沟通时可使用的电子邮件模板。

总而言之,在向大学招生负责人发送电子邮件时,请牢记以下三条规则:

  • 保持电子邮件信息清晰、简洁。招生负责人非常繁忙。他们每年必须处理成百上千份申请,有时甚达成千上万份申请。务必确保电子邮件简洁明了和切中关键。
  • 检查拼写、标点符号和语法。我知道此条极其难以遵循,因为母语为非英语的人通常难以理解语言细微差别,此类例子不胜枚举——例如,您可能纠结于是否在句子中保留 “the” 或何时使用 “a” 和 “an”。虽然电子邮件并非学术论文,但您必须竭尽全力地将语法错误减至最少。如果您使用的电子邮件提供商并未配备内置拼写检查功能,则在 Microsoft Word 或提供自动拼写和语法检查功能的类似文字处理工具中撰写电子邮件草稿。拼写检查软件帮助纠正基本错误,例如,打字错误、标点符号错误和动词时态错误。目前也有各种不同的在线校对软件,比如 Grammarly 或 PaperRater,这些软件使用起来简单便捷。
  • 确保专业化。虽然目前并无关于所使用的字体和字号的严格规则,但您应避免使用多种颜色和 Freestyle Script 等令人眼花的字体,因为这些字体容易分散对信息的注意力。尽管如此,您可遵循撰写论文时所采用的相同格式要求。例如,斯坦福大学商学院(Stanford Graduate School of Business)建议使用 Times New Roman 或 Arial 等比较常见的字体和 12 号字号。

上述电子邮件模板呈现了以下标号排列并详细描述的建议:

  1. 主题栏应清楚地确定电子邮件的主题。切勿将主题栏留空!您不希望电子邮件提供商将您的电子邮件归类为垃圾邮件。
  2. 在电子邮件开头以全名称呼招生负责人。如果无法得知招生负责人的身份,您可使用“尊敬的招生负责人”或“致有关部门/人士”。
  3. 在第一段中提供背景信息并指明电子邮件目的。
  4. 扩展信息。您可通过针对不同主题或问题使用项目符号或单独段落。举例而言,项目符号有助于梳理思绪和便于阅读。
  5. 以您对后续步骤的期待作为信息结尾(如适用)。切勿忘记对招生负责人抽出宝贵的时间表示感谢。
  6. 未签名不得按下“发送”按钮!最后,招生负责人应知道自己在和谁联系。

 应考虑的电子邮件撰写建议

  • A:有些机构对来自某些国家/地区或学校的学生实施特殊招生政策。提供此项信息可帮助招生负责人更好地根据您的具体情况调整回答。
  • B:有些学校实施有条件招生政策,如果您的英语水平测试得分偏低,您可能希望询问此项政策。
  • C:在电子邮件末尾的姓名后指明您偏好的联系方式。可能包括您的联系信息,比如手机号码或电子邮箱地址或社交媒体账户链接。如今,大多数机构均出现在社交媒体渠道上。您可能有机会在社交媒体平台上与招生负责人互动。

如需要更多电子邮件撰写建议和指南,请查看普渡大学在线写作实验室提供的电子邮件礼仪

Li Chang

Li Chang 获得了中国上海华东师范大学汉语语言教学学士学位和哥伦比亚大学教育学院教育政策和社会分析硕士学位。