AUTHENTICITÉ ET VÉRIFICATION DES DOCUMENTS
Un document est authentique s’il est délivré par un établissement d’enseignement, un jury d’examen ou par une entité juridique autorisé à délivrer des documents scolaires et universitaires.
- Les relevés de notes doivent être directement communiqués par l’établissement d’enseignement qui les délivre.
- Si l’établissement n’est pas en mesure de communiquer directement les relevés de notes, des copies des documents présentés par l’étudiant devraient être envoyées à l’établissement qui les a délivrés pour les lui faire vérifier.
- Avant d’envoyer un document à l’établissement qui l’a délivré pour vérification, il est important de vérifier son adresse pour s’assurer que c’est bien l’établissement répertorié dans les sources d’information publiées et de ne pas se fier à l’adresse imprimée sur le document lui-même.
- Les lettres sollicitant la vérification des documents devraient être adressées de façon impersonnelle au titre du poste de la personne ayant délivré et signé le document (p. ex., « contrôleur des examens », « directeur des études » ou « directeur des relations internationales »).
COMMENT COMMUNIQUER AVEC UN ÉTABLISSEMENT ÉTRANGER
Afin d’accélérer la vérification, la demande de vérification et les documents devraient être expédiés par télécopie. Les réponses par télécopie ou par courrier électronique sont recevables, à condition que le nom, l’adresse électronique ou le numéro de télécopieur de l’expéditeur se trouvent sur le site Web de l’établissement ou dans un des ouvrages de référence publiés.
MODALITÉS DE VÉRIFICATION ACCEPTABLES DE L’AUTHENTICITÉ
Les documents doivent être authentifiés par les représentants des établissements qui les ont délivrés et qui sont autorisés à accomplir cette tâche. Les vérifications émanant des ambassades, des consulats, des notaires publics ou d’autres responsables n’appartenant pas à l’établissement d’enseignement ne sont normalement pas recevables.
ACCEPTER LES DOCUMENTS PRÉSENTÉS PAR DES ÉTUDIANTS
Les universités et collèges canadiens acceptaient depuis toujours les documents présentés par les étudiants internationaux parce que de nombreux établissements étrangers n’expédiaient pas directement les relevés de notes au Canada. De nos jours, de plus en plus d’établissements d’enseignement du monde entier sont en mesure d’acheminer directement des documents aux établissements canadiens : les étudiants devraient donc être priés de prendre leurs dispositions pour que leur dossier soit expédié directement par leur établissement d’origine. Si un établissement n’est pas en mesure d’expédier directement des documents, les documents présentés par l’étudiant peuvent être renvoyés à l’établissement pour vérification.
QUELLE EST LA DURÉE DES VÉRIFICATIONS?
Le temps pris par les établissements étrangers pour répondre aux demandes de vérification varie suivant le pays et l’établissement. Il faut plusieurs semaines ou mois à certains établissements pour répondre, alors que d’autres sont rapides et ne prennent que quelques jours ou semaines. Le temps d’attente diminue régulièrement à cause de la généralisation des télécopieurs et du courrier électronique. Il est important de conseiller aux étudiants de déposer leur demande d’évaluation suffisamment tôt pour tenir compte de l’indispensable vérification.
TRADUCTIONS
Les documents sont fréquemment délivrés dans la langue officielle du pays d’origine. La qualité des traductions est très fluctuante, qu’elles soient réalisées au Canada ou dans le pays d’origine, même si elles sont l’œuvre de traducteurs professionnels. Les documents traduits en français ou en anglais doivent être présentés avec les documents délivrés par les établissements dans la langue d’origine, sauf s’ils ont été délivrés directement en français ou en anglais par les établissements eux-mêmes.
Les faits sur les politiques en matière de documents
Statut, homologation et programmes d’études de l’établissement
Pays délivrant des documents universitaires en anglais
Détection des documents frauduleux et des usines à diplômes
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